Suivi des déglaçants
- Suivre vos besoins en sel

Selon cet article écrit par Douglas Freer, CSP, le consultant en gestion Peter Drucker a déjà dit : « Si vous ne pouvez pas mesurer quelque chose, vous ne pouvez pas le gérer. » Cet adage ne s’applique peut-être pas à tout en affaires, mais il est très pertinent pour la gestion de vos actifs, et en particulier des produits chimiques de contrôle de la glace. Dans un marché de plus en plus concurrentiel, trouver des gains d’efficacité et des pistes d’amélioration peut vous donner un avantage.

Après la main-d’œuvre, vos produits de contrôle de la glace peuvent représenter la plus grande dépense variable, consommant souvent de 8 % à 15 % (ou plus) de votre budget de saison. Comment gérez-vous votre inventaire pour obtenir le meilleur rendement ? Utilisez-vous trop de produit, ou pourriez-vous en utiliser moins pour obtenir les mêmes résultats ? Quelle est l’ampleur des pertes (vol) ou de la détérioration (gaspillage) ? Le savez-vous vraiment ? Sans système de gestion de l’inventaire et du produit, vous ne pouvez pas déterminer l’utilisation « normale » ni établir des repères pour savoir si vous êtes en avance ou en retard sur vos attentes.

Qu’est-ce que la comptabilisation du sel ?
La comptabilisation du sel est le processus de mesure et de suivi des produits chimiques de contrôle de la glace achetés puis utilisés au cours d’une saison. Ce système génère des données qui alimentent votre prise de décision en matière d’opérations, de ventes et de dépenses.

Plus simplement, la comptabilisation du sel est un registre (comme un carnet de chèques) pour vos produits de contrôle de la glace : vous faites des dépôts (crédits) lorsque vous recevez une livraison et des retraits (débits) lorsque vous utilisez du matériel pour entretenir vos sites.

Au minimum, votre système doit indiquer quelle quantité de matériel vous avez achetée et quand vous l’avez utilisée. Il peut être amélioré si vous consignez l’endroit où le sel est utilisé, en demandant aux conducteurs de camions de collecte de données pour chaque site desservi.

Une solution unique ne convient pas à tous
Votre système n’a pas besoin d’être compliqué. Au contraire, le garder aussi simple que possible selon vos besoins est essentiel pour le rendre durable. Des applications sophistiquées ne sont pas nécessaires pour un système efficace. L’ampleur et le niveau de sophistication dépendront de vos besoins, largement dictés par la taille de votre entreprise. Il est important de recueillir les mêmes données de base que vous utilisiez 10 ou 10 000 tonnes par saison. Plus vous utilisez de produit, plus l’incitatif à économiser est grand : 10 % d’économies sur un gros volume représente davantage de dollars au résultat net.

C’est un bon moment pour revoir vos procédures actuelles et décider des changements à apporter afin d’être prêt lorsque la première livraison de sel arrivera.

Les avantages de mesurer
Mesurer et gérer vos produits de contrôle de la glace comporte de nombreux avantages. Si vous suivez efficacement le flux de matériel par événement, conducteur et propriété desservie, vous obtiendrez des données importantes pour développer et améliorer les meilleures pratiques. Les rétroactions de votre système aideront à augmenter ou améliorer :

Efficacité de production.
Des rétroactions aux conducteurs sur les taux et méthodes d’application appropriés réduisent le gaspillage et l’improvisation, améliorent l’efficacité et rendent le service plus efficient.

Gestion des tempêtes.
Une consommation réduite augmente l’autonomie des chargements, améliore le routage, réduit le temps de déplacement pour recharger et augmente la constance du service. Une meilleure gestion et une meilleure sensibilisation réduiront les erreurs et le risque de manquer de matériel à des moments critiques.

Contrôle des coûts.
Réduisez les coûts en utilisant seulement ce qui est nécessaire, en évitant le gaspillage et en diminuant la consommation globale, ce qui réduit l’inventaire et les coûts de possession.

Gestion de l’inventaire.
Déterminez la quantité nécessaire pour desservir votre clientèle pendant la saison afin de commander adéquatement en pré-saison et de gérer les niveaux d’inventaire en saison.

Attentes des clients.
Une attention accrue aux détails augmente les chances de répondre (ou dépasser) les attentes grâce à une performance plus constante et améliorée, en évitant la sous-application ou la surapplication.

Défense juridique.
Le suivi de l’utilisation par client fournit des renseignements utiles pour contester des réclamations de glissade et chute.

Confiance.
Les membres des équipes auront davantage confiance, car ils comprennent ce qu’ils font, et le processus de suivi deviendra une seconde nature.

Meilleures pratiques.
Vous pourrez comparer des variables et mesurer les résultats lors d’essais de produits et d’équipements, ce qui mène à des ajustements opérationnels pour trouver le juste équilibre et définir les meilleures pratiques de votre entreprise. Sans mesure, vous ne saurez pas si un changement est réellement meilleur qu’un autre.

Élaborer un processus
Un système très simple mesure la quantité de produit utilisée par événement, ce qui permet d’évaluer les coûts d’un événement météo. Vous pourriez suivre cela par conducteur et estimer, en moyenne, la quantité utilisée et les taux d’application sur un itinéraire donné.

Avec un peu plus de suivi, vous pouvez consigner l’utilisation pour chaque site. Ce n’est pas compliqué et peut se faire avec un système papier, pouvant ensuite être converti en système électronique si cela est justifié et rentable.

Mettre en place un système efficace, c’est répondre à ces questions :

• Qui gère les données ? Le matériel chargé dans chaque camion est noté par l’opérateur au chargement ainsi que par le conducteur, qui enregistre l’information spécifique au site. Le personnel administratif saisit ensuite les données dans une base de données ou un système d’archivage pour consultation ultérieure.
• Quels matériaux ont été utilisés ? En vrac ou en sacs ? Sel granulaire pur ou produit traité ? Y avait-il un pré-mouillage avec un système liquide ?
• D’où provenaient les matériaux (bac principal, bac satellite, point de vente, etc.) ?
• Où et quelle quantité a été utilisée ?
• Pourquoi l’application a-t-elle été faite ? Quelles conditions de site et de météo l’exigeaient ?
• Quelle était la méthode d’application ? Quel camion et/ou système a été utilisé, et quels réglages ?

Feuille maîtresse d’inventaire
Un registre maître est tenu pour chaque bac ou emplacement d’entreposage et pour chaque produit. Ce registre (journal de transactions) consigne les entrées et sorties, ce qui vous donne un aperçu rapide des quantités achetées, utilisées et restantes.

Tenez un registre distinct pour chaque produit et chaque emplacement. Des vérifications physiques périodiques aideront à repérer des écarts, qui pourront être examinés et corrigés rapidement.

Feuille d’inventaire par événement météo
Un formulaire simple, rempli par l’opérateur au chargement ou par chaque conducteur, fournit un journal maître des quantités appliquées pour un événement donné. Le formulaire consigne le matériel chargé puis retourné (s’il y a lieu) à la fin de l’événement, ce qui donne un total des unités utilisées par emplacement.

Journal du camion
Le journal du conducteur consigne la quantité estimée utilisée durant l’événement, en notant ce qui a été chargé puis ce qui a été appliqué à chaque site. Le conducteur doit savoir combien a été appliqué et s’assurer que ses calculs concordent. Si trois tonnes ont été chargées et que le camion revient vide, où et quand les 6 000 livres ont-elles été appliquées ?

Systèmes de mesure automatisés
Des systèmes de mesure automatisés existent pour indiquer au conducteur la quantité appliquée. Selon la rotation de l’épandeur, le débit hydraulique ou un autre mode de mesure, l’équipement est étalonné à partir de tests connus pour fournir des estimations proches des unités appliquées.

En l’absence d’un système automatisé, le conducteur devra estimer visuellement la charge après chaque application afin d’enregistrer la quantité utilisée.

Avec de l’encadrement, de la pratique et du temps à équilibrer le journal du camion, le conducteur gagnera en expérience et deviendra plus précis. La technologie peut être utile pour collecter et traiter les données, mais soyez prudent si vous n’avez pas encore de système de suivi solide ou si le système actuel ne répond pas à vos besoins. La technologie, à elle seule, n’est pas une solution. Il faut d’abord savoir quels rapports et quelles informations vous voulez obtenir.

Étalonnage et taux d’application
Qui décide de la quantité à utiliser pour un événement ou un scénario donné ? Le conducteur décide-t-il, ou les gestionnaires/superviseurs fournissent-ils des directives ? Dans la même situation, un conducteur peut juger que 500 lb suffisent, tandis qu’un autre applique 1 000 lb. Établir des lignes directrices par site donne une base « normale » : par exemple, si la moyenne est 500 lb/acre, une propriété de 3 acres nécessitera généralement 1 500 lb. Ce n’est pas une obligation fixe, car les conditions peuvent exiger plus ou moins, mais cela aide à décider. Vous pouvez aller plus loin avec une liste des sites (taille) et des scénarios (léger à lourd), par exemple 250 à 300 lb/acre en cas de verglas léger. Le conducteur consulte la grille, applique en gardant la cible en tête, et enregistre les quantités réellement appliquées.

Au final, l’étalonnage ne concerne pas seulement l’équipement : il vise aussi à « régler » vos conducteurs pour une application efficace. Appliquer un produit depuis un camion en mouvement, à différentes vitesses, dans la circulation et autour d’obstacles est imprécis, mais mesurer et comparer aux attentes rend le conducteur plus efficient et plus efficace.

Boucle de rétroaction
Une fois le système en place, la première étape est d’enregistrer et de collecter les données de façon fiable et précise à chaque événement. Après l’événement, il faut vérifier l’exactitude des formulaires/données et les saisir dans votre système d’archivage si ce n’est pas automatisé. Ce système peut être sur papier ou géré dans Excel (ou une base de données), ce qui facilite la compilation et l’analyse, et le partage avec les personnes concernées. Avec ces données, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées et fournir des rétroactions, menant à une opération plus efficiente et plus efficace.

Doug Freer, CSP.

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